Kursadministration för utbildningsföretag
Deltagarlistan ligger i ett kalkylark, inbjudningarna går från någons mejl och närvaron förs på papper i salen och skrivs in efteråt. Varje ny omgång börjar om från början. I Zakarios är omgången det som håller ihop allt: deltagare, schema, närvaro, meddelanden och intyg.
Omgången är navet
En kurs körs många gånger. Varje omgång har sina deltagare, sitt schema, sitt flöde och sin närvaro, medan kursinnehållet är gemensamt och uppdateras på ett ställe. Listan sorteras på startdatum eller namn, med en avdelare per månad. Avslutade omgångar arkiveras och göms undan, men finns kvar med allt som hände i dem.
Hela klassen in från ett kalkylark
Exportera deltagarna från ert bokningssystem och ladda upp filen: namn, e-post, mobilnummer och språk, en rad per person. Ni ser varje rad innan något skickas. Fel stoppar raden, varningar gör det inte: ett mobilnummer utan landskod flaggas, men personen kommer in ändå. Den som redan har ett konto får inget dubblettkonto, bara sina nya kurser. Inbjudan går ut med er skolas namn som avsändare, och vill ni det får deltagaren samtidigt ett välkomst-SMS.
Inbjudningar ni kan följa upp
Varje inbjudan har en status: skickad, accepterad eller utgången. Har någon inte svarat skickar ni igen med ett klick. Personen får en ny länk och den gamla slutar gälla. Bjöd ni in med fel roll byter ni rollen innan personen har accepterat. Allt loggas, så ni ser vem som skickade vad och när.
Närvaro i passet, inte i efterhand
Läraren tar närvaro i telefonen under passet. Närvarande, frånvarande, sen eller giltigt förhinder, med en anteckning om det behövs. Sätter ni ett närvarokrav för omgången, till exempel 80 procent, ser ni direkt vilka som ligger under. Informationspass kan undantas från räkningen.
Allt om en deltagare på en sida
Kurser och hur långt personen har kommit, lästa lektioner per modul, provförsök, närvaro per omgång och intygsstatus. Behöver någon ett extra provförsök ger ni det där, med en anteckning som deltagaren inte ser.
Meddelanden som når fram
Varje omgång har ett flöde där ni gör utskick och deltagarna ställer frågor. Två omgångar som läser samma kurs kan dela flöde, så att ni skriver en gång. Deltagarna påminns automatiskt dagen före ett pass och när deras åtkomst är på väg att ta slut. Lärarna får sina påminnelser via mejl och SMS.
Roller som en skola faktiskt har
Ägare, administratör, kursansvarig, lärare och deltagare. En lärare ser sina pass och sina deltagare, inget annat. En tidigare deltagare kan hålla ett pass i en enda omgång utan att bli personal. Administratörer och kursansvariga loggar in med tvåfaktor. För lärare väljer ni själva.
Koppla till ert bokningssystem
Ett köp i er webbshop eller ert bokningssystem kan ge kursåtkomst direkt. Anropet skapar inbjudan, och den som redan är deltagare får sin nya kurs utan ny inbjudan. Samma sak går att göra för hand, en person i taget.